La gestion du temps et des priorités

Flux tendus, résultats à court terme, disponibilité permanente, réduction du temps de travail, rendement, urgences… ; En dehors de la phrase bien connue « le temps c’est de l’argent ». Il est en quelques années devenu, un bien rare et précieux. Le manque de temps devient vite une source de stress et d’inefficacité au travail. En ce sens prendre le temps de comprendre sa relation au temps devient en s’appuyant sur des outils et des méthodes un facteur clé pour organiser ses activités de façon optimale.

Chaque jour, nous avons des choix à réaliser, chacun d’entre nous adopte des modes de fonctionnement relatifs à sa relation au temps.

Nous sommes dans un flux de mails, d’appels téléphoniques internes ou externes, de sollicitations de collaborateurs, faire la chasse au gaspi et être capable de se fixer des règles est source d’efficacité. En effet, si la réactivité peut donner l’illusion d’efficacité, elle est aussi source de perte d’efficience.

Aussi pour échapper à toutes sortes de maladies telles que la Réunionites, la Lifophilie, la Chronophagie, la Courrielite, le tempsdinite qui s’expriment par autant de réflexion : “Je n’ai pas le temps, je ne peux jamais être tranquille, agir c’est vivre, j’ai perdu mon temps en réunion, je suis inondé de mails", nous pouvons vous apporter quelques conseils et paradigmes pour mieux gérer son temps et définir ses priorités :

Ainsi, différentes lois -parfois contradictoires- peuvent nous aider en les connaissant, à mieux nous organiser.

La Loi de Carlson : cette loi énonce qu’un travail continu est plus efficace et se réalise plus rapidement qu’un travail interrompu. Il faut donc éviter les interruptions et persévérer dans l’accomplissement d’une tâche sans toutefois s’entêter.

La Loi de Parkinson : selon cette loi, le temps utilisé pour accomplir une tâche varie en fonction du temps dont nous disposons. En effet, même si une activité peut être réalisée en 1 heure, il existe une forte probabilité pour que nous le terminions en 2 heures, si nous nous sommes fixés ce délai.

La Loi de Murphy : il est fréquent que, malgré une bonne planification, l’apparition d’imprévus rallonge les délais et nous oblige à revoir notre planning de réalisation. Ceci de sorte que nous puissions continuer une activité au-delà du délai que nous avions initialement prévu.

La loi du rythme biologique : nous n’avons pas les mêmes capacités physiques et intellectuelles tout au long de la journée. Respecter son rythme biologique et repérer les signes de fatigue sont important. En général, le matin est plutôt propice à la réflexion et à l’écriture : consacrez l’espace compris entre 8 h et 10 h, tous téléphones éteints, à ce type de travaux. L’après-midi est davantage à réserver aux entretiens et négociations, en gardant des « temps de respiration » de 15 minutes entre deux rendez-vous, histoire de recharger les batteries. Et, pour finir, soyez conciliant avec vous-même : nul ne peut être efficace à 100 % du matin au soir !

Le principe de Pareto : 20% activités doivent produire 80% des résultats. En ce sens, vous devez investir 80% de vos efforts sur ces 20% d’activités.

La loi de Fraisse : nous la mesurons tous les jours. Lorsque nous réalisons une activité qui nous plait, le temps semble passer plus vite. A l’inverse, le temps nous paraîtra plus long pour une tâche qui nous convient beaucoup moins. Ainsi, il se peut que nous ayons tendance à prioriser les activités qui par goût nous semblent plus importantes alors qu’elles ne le sont pas forcément.

Aussi, voici quelques conseils :

Le 1er est celui de savoir perdre du temps pour mieux en gagner. Comme dans toute activité, le temps de la préparation est un point de passage primordial.

Si nous sommes pressés, il faut justement prendre le temps de hiérarchiser ses priorités :

Lorsque nous sommes débordés, nous avons tendance à croire que tout est prioritaire et doit être réalisé en premier.

Or, ce n’est pas le cas, l’important est de ne pas se laisser submerger par la charge de travail. L’organisation de son temps, la définition de ses priorités, la définition du temps pour réaliser une action sont des étapes à ne pas négliger. La matrice suivante, vous permet de hiérarchiser vos activités. Le fait de trier ses activités permet de réfléchir à ses objectifs, à estimer le temps nécessaire pour les accomplir, aux enjeux qu’elles représentent.

Les études montrent que nous avons tendance à commencer par les tâches ni urgentes, ni importantes.

Le 2ème est la planification de ces activités dans le temps afin de fixer ses buts. Selon Sénèque « Celui qui ne sait pas où il va, n’a pas de vent favorable ». Ensuite, celui qui n’a pas de but est utilisé par ceux qui en ont un. Agir en permanence dans l’urgence est contre-productif à long terme.

Le 3 ème : Gérer son temps comme un capital tantôt en l’économisant, tantôt en le réinvestissant pour continuer à préparer le long terme en entreprenant de nouvelles activités.

Le 4ème : Savoir prendre du recul sur les événements pour éviter de se focaliser trop sur ce qui va mal mais qui à peu d’importance, au détriment de ce qui va bien et représente un intérêt fort.

« Le temps est un grand maître, il règle bien des choses » disait Corneille. Dans certain cas, laisser filer le temps peut s’avérer positif, notamment dans le cadre de conflits.

Le 5ème : Eviter les multiples manipulations d’un même dossier, plus de trois fois sans issue : jetez-le, classez-le ou annotez-le pour transmission.

Le 6ème : n’encombrez pas votre bureau de dossiers en souhaitant de ne pas les oublier. A chaque fois que vous les apercevez, il vous détourne de votre chemin.

Le 7ème : sur certains dossiers ou projets, il faut savoir commencer petit pour savoir obtenir des résultats dans des délais raisonnables.

Le 8ème : est de savoir respecter les lois qui vous ont été présentées précédemment.

Le 9ème : n’attendez jamais les retardataires. Attendre quelqu’un qui est en retard avant de commencer une réunion, pénalise ceux qui sont à l’heure. A la prochaine, ceux qui étaient à l’heure seront en retard…

Le 10ème : déléguer ne vous dispense pas du suivi. Si vous sollicitez un collaborateur pour une demande urgente que vous ne suivez pas, vous perdrez en crédibilité.

Après les bons conseils abordons cet exemple qui circule largement sur internet : une leçon de bon sens et de pédagogie.

« S’adressant à un groupe de dirigeants de haut niveau, un expert en management du temps, posa un bocal à large ouverture sur la table devant lui. Ensuite, il sortit une douzaine de pierres grosses comme le poing et les plaça soigneusement, une par une, dans le bocal. Quand celui-ci fut rempli jusqu’au bord, il demanda :

Ce bocal est-il plein ?

Tout le groupe répondit : Oui !

Vraiment ? Il sortit de sous la table un seau de gravier qu’il versa dans le bocal. Il secoua ce dernier, et les graviers tombèrent dans les interstices entre les pierres. Souriant, il demanda au groupe : et maintenant, ce bocal est-il plein ?

Probablement pas, dit quelqu’un.

Bien. Il sortit un seau de sable et le versa dans les interstices laissés par les pierres et le gravier. Et de nouveau, il demanda : ce bocal est-il plein ?

Non, dit le groupe en cœur.

Bien ! dit-il à nouveau en sortant une carafe d’eau. Quand il eut versé de l’eau jusqu’au bord, il regarda le groupe et demanda : à quoi sert cette expérience ?

Un stakhanoviste leva le doigt et dit : cela signifie qu’aussi bien rempli soit un programme, si on travaille dur, on peut toujours en faire un peu plus.

Non, la vérité qu’illustre cette histoire, c’est que si vous ne mettez pas les grosses pierres d’abord, vous ne pourrez pas les mettre du tout. Si le sable est mis en premier, il n’y aura de place pour rien d’autre. Quelles sont les grosses pierres de votre vie ? Le projet que vous voulez réaliser ? Du temps passé avec ceux que vous aimez ? Votre formation ? Votre compte en banque ? Une cause ? Accompagner d’autres gens ?

Demandez-vous quelles sont les grosses pierres de votre vie professionnelle et personnelle, puis remplissez le bocal. Rappelez-vous que si vous ne mettez pas ces grosses pierres en premier, elles ne tiendront pas du tout »

Ce qu’il faut retenir

- Savoir identifier ses rythmes personnels et ses heures les plus opérationnelles pour savoir agir dans les bons délais.

- Repérer les obstacles personnels ou professionnels à une bonne planification de ses tâches.

- Poser les bonnes questions rime avec organisation ; cela permet de clarifier des priorités, de les hiérarchiser et de se préparer à mieux traiter les situations d’urgence et les imprévus.

Il faut acquérir des outils performants pour être efficace sans subir, afin de pouvoir mettre en place une stratégie adaptée et bâtir un plan d’action à court, moyen et à long terme. Il faut donc apprendre à s’organiser soi-même, pour établir le meilleur rapport entre missions et temps.

Thierry-Guillaume BARDIN

Cediplast Conseil