L’entretien professionnel
Entretien professionnel, entretien d’évaluation, entretien annuel : nous avons parfois du mal à avoir les idées claires sur ces différentes appellations et les nuances de leur finalité.
par Patricia CARDI / Magali LACOSTE / Sylvie LAYS
Nous souhaitons revenir aujourd’hui sur le cadre de l’entretien professionnel et donner quelques pistes de réflexion pour en faciliter sa mise en œuvre.
Pourquoi différents entretiens ?
Tout simplement parce qu’ils n’ont pas la même finalité.
L’entretien d’évaluation aborde l’efficience au poste du salarié : la tenue de ses missions dans le cadre de sa fonction, la réalisation de ses objectifs, les difficultés rencontrées et axes de progrès.
L’entretien annuel est une appellation courante que donne l’entreprise à ses entretiens d’évaluation et/ou professionnels. Il y en a bien d’autres : entretien de progrès, entretien individuel, entretien de performance, etc…
L’objectif de l’entretien professionnel est, quant à lui, de prévoir l’évolution du salarié. Il repose sur un intérêt partagé entre les besoins de l’entreprise et le projet du collaborateur.
Le cadre juridique
D’une part, l’article 2 de l’accord du 24 novembre 2004 (relatif à la formation professionnelle tout au long de la vie dans les entreprises de la plasturgie, étendu à l’Arrêté du 28 juin 2005) précise que tout salarié ayant au moins 2 ans d’ancienneté dans une entreprise doit bénéficier d’un entretien professionnel.
Celui-ci vise à aborder les attentes du salarié (projet professionnel) et de l’entreprise ainsi que l’analyse des éventuels écarts entre les compétences du salarié et celles requises par l’emploi.
D’autre part, l’article L 932-2 relatif au plan de formation de l’entreprise dispose que l’employeur a obligation d’assurer l’adaptation de ses salariés à l’évolution de leur emploi.
Et enfin, la loi du 04/05/2004 sur la formation professionnelle renforce l’obligation de l’article L 321-4-1 sur le Plan de Sauvegarde de l’Emploi (PSE) et ajoute : « L’employeur veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations. Il peut proposer des formations qui participent au développement des compétences… » (art. L 930-1 du Code du Travail).
Depuis plusieurs années, l’évolution de la loi concernant la formation professionnelle tend à faire évoluer les moyens de gérer les carrières de façon plus adaptée aux pratiques d’aujourd’hui. Les salariés ont des attentes plus importantes et un souhait d’évolution plus rapide qu’auparavant. De plus, on exige de la part des dirigeants et DRH d’intégrer de manière plus significative les parcours individualisés dans la gestion collective de leurs Ressources Humaines.
L’entretien professionnel est un outil indispensable qui permet de faire le lien entre les parcours professionnels de chaque salarié et la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences au sein des entreprises.
Pourtant, aujourd’hui leur mise en œuvre reste difficile et cette difficulté est accentuée par la conjoncture.
Les principaux freins
« C’est du travail en plus ! »
Le manager est aussi responsable de l’adéquation des compétences de ses collaborateurs à celles requises, de la prise en compte de leur souhait individuel pour le mettre en lien avec les projets d'entreprise. Cela fait partie de ses missions car c’est avant tout un acte de management.
« Cela demande du temps : pour le préparer et le réaliser »
Les rapports humains, même au travail, exigent qu'on leur consacre du temps.
Le temps consacré à ces entretiens peut parfois éviter des frustrations de la part du collaborateur. En effet, les échanges quotidiens ne permettent pas d'aborder sereinement des problématiques personnelles, les non-dits, les flous dans l’organisation, etc… C'est en accordant ce temps à ses collaborateurs que le manager pourra analyser de manière qualitative chaque situation.
« Cela ne sert à rien : je le fais déjà mais de manière informelle »
Le risque est d'une part, qu'une partie des informations échangées soient oubliées. D'autre part, comme ces échanges se font rapidement, il est difficile d'approfondir les informations échangées et de trouver les solutions les plus pertinentes.
Avec l’entretien professionnel, les échanges et décisions seront actés, formalisés et le collaborateur pourra avoir une « feuille de route » claire.
« Avec la conjoncture, nous n'avons aucune visibilité »
Mettre en place l’entretien professionnel dans une période de crise apparaît comme une gageure.
Pour l’entreprise, anticiper les évolutions, c’est appliquer sa stratégie et donc définir les emplois et les compétences dont elle aura besoin dans les années à venir.
Cette démarche n’est sans doute pas prioritaire quand il semble déjà si difficile de préserver l’existant.
Pour le salarié, c’est déterminer un projet professionnel qui peut sembler décalé par rapport à la crainte de perdre son emploi.
Il paraît donc d’autant plus important de rester à l’écoute et de se confronter aux doutes et interrogations de ses collaborateurs.
Mais si le présent devient le seul horizon sans autre perspective que la gestion de l’immédiat, l’immobilisme peut s’installer.
A l’inverse, il paraît justement pertinent, dans ce contexte, de définir une stratégie, en y associant plusieurs hypothèses : nouveau marchés, diversification, développement de la R&D, etc … L’entretien professionnel reste un outil où l’échange n’a pas pour objectif de faire miroiter un avenir prometteur mais bien d’exposer la situation telle qu’elle est.
Cela veut dire que pour le collaborateur aussi, il est possible d’envisager plusieurs scénarios.
Le constat en entreprise
Aujourd’hui, le constat est assez mitigé. Tout d’abord, nous nous rendons compte que ce n’est pas la taille de l’entreprise qui différencie les pratiques.
De plus, en terme de pratique, les entreprises ont souvent un entretien qui mixte l’évaluation et une partie de l’entretien professionnel.
Les clés de réussite
Pour que l’entretien professionnel soit une réussite et devienne un outil efficace, il est nécessaire d’être attentif à certains points :
- L’implication de la direction qui doit définir les orientations, situer les enjeux, outiller les manager, organiser des règles facilitant la prise de décision et le suivi. Cette démarche devrait aussi être accompagnée par un plan de communication clair et précis pour l’ensemble des parties concernées.
Il y a aussi une nécessité d’être transparent sur la politique de gestion des carrières de l’entreprise et sur les stratégies de développement.
- Des managers qui adhèrent à cette démarche car ils sont « les premiers relais RH de l’entreprise ». Ils sont le lien entre le terrain et la direction, la gestion quotidienne et la vision stratégique.
Ces managers devront être formés à la conduite d’entretiens et s’approprier une approche commune. Ils relaieront l’information sur les possibilités d’évolution, de formation, sur les futurs emplois et la gestion des compétences.
- La préparation
L’entretien doit être soigneusement préparé tant par celui qui le conduit que par le collaborateur. Cette préparation demande du temps, de la réflexion, de la maturation.
- Le suivi
L’étape du suivi est indispensable. L’oublier ou le négliger, c’est mettre en danger la crédibilité de la démarche. Quelles que soient les décisions (positives ou non), il est impératif de tenir informé le salarié des suites de l’entretien.
Un entretien non suivi ne peut que nuire à l’image du dispositif auprès des salariés.
C’est au hiérarchique de donner à son collaborateur un retour sur les décisions prises tant en terme de formation que d’évolution professionnelle.
Bien évidemment, cet entretien ne pourra pas toujours aboutir à la satisfaction des souhaits du salarié en raison des contraintes de l’entreprise.
En revanche, certaines situations génératrices de tensions dans l’organisation, certains dysfonctionnements peuvent être analysés et solutionnés.
En synthèse, l’intérêt de l’entretien professionnel est :
• Pour l’équipe dirigeante de l’entreprise l’entretien professionnel peut devenir :
- un moyen de doter les responsables hiérarchiques d’un outil de management et de pilotage des compétences
- un moyen d’alimenter la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
- un moyen d’optimiser l’investissement formation et l’organisation des actions RH
- un moyen d’identifier les besoins individuels de formation
- un moyen de favoriser le dialogue social
• Pour le manager opérationnel c’est :
- l’occasion d’évaluer la qualité du fonctionnement du service et de l’équipe
- l’occasion de favoriser le développement de ses collaborateurs au niveau individuel et collectif et ainsi être attentif à l’employabilité de ses collaborateurs
- l’occasion de susciter la motivation, l’implication et la responsabilité de chaque salarié
- l’occasion d’avoir un moment privilégié d’échanges avec son collaborateur
• Pour le salarié c’est :
- l’occasion d’être acteur de son parcours professionnel l’occasion de faire un bilan et d’exprimer ses souhaits
- l’occasion de faire le point sur son évolution professionnelle et ses compétences
- l’occasion de recenser les actions de formation réalisées et/ou nécessaires.
L’entretien professionnel favorise la coresponsabilité dans le développement des compétences et permet de visualiser à moyen et long terme le devenir du collaborateur dans l’entreprise.
L’exploitation de l’entretien professionnel permettra à l’entreprise de disposer de différents types d’informations : connaissance et repérage des compétences actuelles, potentielles ou inexploitées des salariés, mesure de leur motivation dans le cadre de la fonction qu’ils occupent, détection du climat social, etc...
Ainsi, l’entretien professionnel fournit à l’employeur de nouveaux leviers pour fidéliser les salariés, favoriser la mobilité interne et surtout développer son efficacité globale.